Jag ville göra något ovanligt
Ett traineeprogram kan se ut på många sätt och jag tror att ganska många företag som kör sådana program också är hyfsat nöjda med dem. Kanske har de hunnit trimma in dem och slipa bort mindre lyckade delar i dem.
Här tänkte jag beskriva hur jag själv tänkte och gjorde när jag själv skulle sätta upp ett traineeprogram från grunden för ett par år sedan. Den som vill testa något nytt kanske hittar något här att prova eller kopiera rakt av.
Då kör vi:
Tankarna jag hade
- Jag ville göra något annorlunda; något avvikande som fick alla inblandade att vakna till och engagera sig.
- Jag ville också att vi som redan jobbade på företaget skulle lära oss mycket av det;
hur man bäst gör olika saker som bör ingå, hur deltagarna upplever det och hur deltagarna fungerar i teamsammanhang – lite som en mycket lång teambuilding-övning. - Jag ville att det skulle vara kul. Riktigt kul.
- Jag ville att traineeprogrammets upplägg skulle väcka uppmärksamhet så att vi fick lättare att rekrytera deltagare.
- Jag ville att deltagarna skulle få massor av chanser att lära sig saker hela tiden men samtidigt få massor av stöd och proaktiv hjälp att diskutera, strukturera och ta till sig sina lärdomar istället för att bara uppleva saker. Det där sista tycker jag verkar saknas ibland i andra traineeprogram.
- …och jag ville förstås att det skulle vara ett mycket effektivt sätt att lyfta nyanställda, oinsatta traineer till högpresterande, välinformerade och teamfokuserade teammedlemmar på kort tid.
Förberedelserna
Vi annonserade specifikt efter ett antal personer som skulle ingå i traineeprogrammet.
Vi ansåg inte att de absolut måste vara nyutexaminerade från ett visst program. Ett par personer var nyutbildade specifikt inom rätt yrke. Någon hade jobbat ett par år redan men ville få en bättre start; en omstart, chansen att lära sig mera. Någon annan hade jobbat med annat i flera år men ville sadla om och hade just pluggat klart inom sitt nya område.Jag vill verkligen understryka att vi inte valde traineer bara baserat på betyg eller en viss specifik typ av utbildning, men det betyder inte att vi slarvade med rekryteringen.
Vi gjorde noggranna intervjuer och letade efter personer med goda, grundläggande tekniska kunskaper, bra sociala förmågor och ett bra driv. Med ’driv’ menar jag inte högt-tempo-och-många-bollar-i-luften-snacket, utan en förmåga att ta sig an olika saker och uträtta något. Vi ville också att personerna skulle ha förmågan att kunna prata med olika människor om andra saker än sina specialområden. Dessutom behövde alla deltagare vara vana att plugga en del och ta in nya kunskaper.
Alla var nyfikna, vilket vi också sökte.
Vi bestämde att vi ville ha ca 5 personer och det fick vi. Det gick till och med lättare än vi trodde, trots att vår tajming inte riktigt passade lärosätenas terminer.
Vi var tydliga med att traineeprogrammet förväntades pågå i ca fem månader, men att vi inte var helt säkra. Vi ville helt enkelt köra traineeprogrammet tills vi tyckte att vi kommit så långt att alla traineer skulle vara självgående och hyfsat insatta personer som lätt skulle smälta in i vilket team som helst. Längden på programmet hanterades agilt alltså.
Alla anställda som redan jobbade på (eller i närheten av) avdelningen fick i god tid veta hur allt skulle fungera och hur det var tänkt. Ingen skulle vara oinsatt. Ingen skulle uppleva hinder för att bidra, tvärtom var alla välkomna att göra det.
Alla traineer uppmuntrades att utbyta mail, Linkedin eller något annat med sina blivande trainee-kollegor före starten, bara för att åtminstone ha hört varandras namn. Det var såklart inget tvång.
Anställningen
Alla traineer anställdes med riktiga avtal inklusive pensionsavtal, försäkringar, övriga förmåner och hela rasket. Samma uppsägningstid som andra nyanställda. Inget fuskande bara för att de var nya eller oerfarna i branschen. Det tror jag gjorde att de kände sig sedda och omhändertagna och att de hamnat hos en seriös arbetsgivare som ville investera i dem, inte utnyttja dem. Det är lättare att sträcka sig mot nya höjder om man känner att man står stadigt.
Alla traineer började på samma lön trots olika ålder och fick veta att den skulle diskuteras (inga garantier) efter programmets slut ca fem-sex månader senare. Kul att notera är att alla var väl värda sina högre löner lite senare.
Alla började samma dag. Vi ville verkligen att de skulle börja samma dag allihop så att de fick uppleva samma saker vid samma tillfällen och alltid tillsammmans. Varför? Det kommer.
Så hur gjorde vi och varför var det ovanligt?
Vi rekryterade fem personer som vi trodde på, men inte för att de sedan skulle gå ut och delta i arbetet i olika team och rotera mellan team. Det kändes lite för vanligt. Det kanske fungerar ok, men vanligt är det.
Vi trodde att vi kunde göra något lite ovanligare och dessutom kanske bättre. Vi lät dem istället forma ett eget team. Bara nykomlingar i ett och samma team!
…men vi hade förstås tänkt till ordentligt:
- Alla traineer sattes i ett och samma team och de var de enda medlemmarna i det teamet.
Vi tryckte upp unika teamtröjor som de fick när de började, men det var förstås mest på kul. - Alla andra team hade sedan ett par månader ombetts att lista lagom svåra (men absolut relevanta och riktiga) arbetsuppgifter som de kunde lägga ut på entreprenad till trainee-teamet. De uppgifterna hade oftast ingen större tidspress i sig, men var inte desto mindre saker som verkligen behövde göras. På det här viset fanns en bra backlog att arbeta med redan när de kom. Den kunde vi börja jobba med redan efter ett par dagar.
Det här gjorde också att våra traineer kom i kontakt med olika sorters arbetsuppgifter utan att behöva hoppa mellan team. - Det interna utbildningsprogram som vi skapade på avdelningen flera år tidigare var perfekt för att lätt kunna planera in många korta, koncisa och bra (och gratis) utbildningar i en bra ordning för våra traineer. Vem som utbildade? Deras egna kollegor på avdelningen förstås!
- Alla medlemmarna i trainee-teamet fick turas om att vara scrum master en kort period i taget. Eftersom de saknade erfarenhet av det och knappt visste vad det innebar så ville vi att alla skulle få många tillfällen att öva på det; därav de korta perioderna.
Det är förstås inte lätt att lyckas som scrum master under sådana förutsättningar, så vi hade redan bestämt att en erfaren scrum master från något av de andra teamen alltid var närvarande som scrum coach vid de dagliga scrum-mötena och den personen gav feedback och tips direkt efteråt, men lät alltid traineerna själva göra jobbet varje gång. Den besökande scrum-tipsaren var en roll som roterades ofta. - Under arbetsdagarna kunde traineerna visserligen fråga sina kollegor om de fastnade på något, men de uppmanades att först lägga tid på att tillsammans försöka lösa de problem de ställdes inför. Klockan 15 varje eftermiddag kom en erfaren expert från något av de andra teamen och hjälpte till på ett lugnt och pedagogiskt sätt med alla saker som trainee-teamet fastnat på sedan samma tid dagen innan. Eftersom hjälpen alltid fanns nära till hands tror jag att fler vågade prova olika idéer och ta tag i svåra saker.
- Vi ville ha konstant feedback på hur det gick, så förutom att jag själv var tillgänglig i närheten så gick jag förbi och pratade med teamet ungefär en gång om dagen. Dessutom hade vi täta, separata, planerade samtal med var och en av traineerna i teamet. På så vis kunde vi agera snabbt och justera mindre saker.
- Alla saker som trainee-teamet kom på att de behövde göra, som att installera någon mjukvara, skaffa fram information om X, ordna inloggningar till ett system, gå utbildning Y, osv, var också delar av deras arbete och därför satte de upp det i sin backlog.
På det här viset lärde de sig agila metoder på riktigt, inklusive att ständiga förändringar i backlogen inte är så lätt att hantera med Scrum, så de behövde lära sig lite mer om Kanban – och så där höll det på. - Vem som var produktägare? Jag tog på mig rollen att vara den som ville nå olika mål och ställde olika krav, men jag tog hjälp av alla andra team för att komma fram till lämpliga arbetsuppgifter för trainee-teamet och för att vara agila coacher – på så vis fick övriga anställda också chans att prova nya saker och utvecklas.
- Det sociala gick fantastiskt bra. Trainee-teamet fick tack vare hela upplägget många tillfällen att träffa kollegor från de andra teamen; de fick små tips, hade scrum-möten, hade eftermiddagsgenomgångar, gick utbildningar, och så vidare. Dessutom var hela dagarna som en enda lång teambuildingövning – förutom att de alltså lärde sig mycket rent tekniskt och praktiskt.
- Vi hade på avdelningen redan tidigare en rekommenderad-läsning-lista för böcker vi tyckte att alla borde läsa. På den listan fanns titlar om agila metoder, clean code, teamdynamik och annat. Samma lista justerades en aning och fick sedan gälla för alla traineer. De fick helt enkelt en trave böcker på ca 20-25 cm var att läsa. Dessutom hade traineerna som alla andra anställda i stort sett fria bokinköp. Det är inte särskilt dyrt alls.
- Vid ett eller ett par tillfällen hade vi arrangörer team-happenings med traineerna ute på stan. Lite mat och kul snack. Jag tror att de själva dessutom hade några mindre samlingar efter jobbet för att prata, ha kul och slappna av.
Feedbacken på alltihop?
Närmast uteslutande mycket, mycket positiv.
Någon tyckte det hade varit ännu bättre om några av arbetsuppgifterna i backlogen varit bättre förberedda så att de var lättare att förstå och engagera sig i när man är helt ny. Det kan jag hålla med om.
Någon kommenterade också att det i början var svårt att prestera eftersom allt var så nytt.
Det förstår jag verkligen. Den utmaningen bidrog till att teamet utvecklades och väldigt fort blev sammansvetsat – och det hjälpte förstås att de under samma tid genomgick interna utbildningar i teamdynamik, feedback och annat för att få bra förutsättningar att hantera just sådana utmaningar. Dessutom försökte jag som chef och ledare visa att vi inte förväntade oss storartade prestationer redan från start, utan att nyfikenhet, bra teamarbete och ständiga, små förbättringar var vad som värderades.
Resultatet
Traineerna var alla mycket fokuserade, satsade massor av energi, lärde sig massor och blev snabbt högpresterande och teamfokuserade kollegor. Nu ett par år senare har de alla sedan länge fortsatt i sina anställningar och är mycket uppskattade teammedlemmar i olika team.
Det fanns fler önskemål om att få traineer till de andra teamen än antalet traineer vi hade.
De vanliga teamen var faktiskt mycket angelägna – antagligen för att de visste hur bra traineerna var – de hade ju varit direkt involverade i att se till att traineerna blev så bra som de blev. En eller ett par personer ur trainee-teamet har senare valt att ta på sig nya ansvar och är mycket uppskattade i sina nya roller.
…och avslutningsvis:
Jag har med flit låtit bli att nämna namn, men de som var med känner säkert igen sig.
Jag är otroligt stolt över allas engagemang och prestationer. Både traineerna och andra team gjorde ett fantastiskt bra jobb. Jag fick själv många chanser att lära mig mycket tack vare dem.
Oj, vad kul vi hade.
Tack allihop!
/Björn