Vad chefen åtminstone bör veta om agila arbetssätt

Om du är ansvarig chef och ledare för en agil verksamhet så finns det en del du bör känna till och som du bör kunna diskutera på en vettig nivå, även om både det vardagliga ledarskapet och praktiskt arbete helt eller delvis är delegerat till andra. Det kan medföra stora risker om du inte känner till vad agilt arbete egentligen innebär i en organiation och det kan skapa onödigt mycket frustration och slit för de anställda om du inte är insatt. Hur god ledare du än är och hur väl du än vill alla anställda, så kan dina beslut, dina ansträngningar och dina insatser annars skapa friktion och du kan i värsta fall på grund av okunskap råka motarbeta eller till och med alienera personalen.

I den skarpa konkurrens som just nu råder i vissa branscher och framförallt om personal på IT-arbetsmarknaden, så är det sedan länge så att de organisationer som har chefer och ledare som verkligen förstår sig på agilt arbete (förutom att de försöker vara goda ledare i övrigt) har mycket lättare att attrahera personal, lättare att hänga med i den snabba utvecklingen och lättare att anpassa sig till de ständiga förändringarna.

Jag skulle vilja påstå att det nästan inte finns någon IT-bransch längre. Nästan alla organisationer är så totalt beroende av IT och mjukvara – och de kanske till och med utvecklar egna system – att det inte längre finns någon tydlig gräns mellan det som tidigare kallades IT-branschen och andra branscher. Därför är den här artikeln relevant för alla chefer och ledare, nästan oavsett vilken bransch deras organisation är verksam inom.

De senaste cirka sex åren har många organisationer haft svårt att rekrytera IT-personal i önskad takt och det har i stort sett bara blivit värre hela tiden. Därför är det en avgörande faktor att ledarskapet i organisationen fungerar väl, eftersom anställda flyr från organisationer där ledarskapet inte fungerar väl. Det kan numera sägas vara en självklarhet att ett välfungerande ledarskap också förutsätter vissa kunskaper om agila arbetssätt.

I den här artikeln tänkte jag inte tala om hur någonting ’ska’ göras. Istället tänkte jag försöka hjälpa till genom att ta upp saker som du behöver skaffa dig lite koll på – utan att stressa.

Det där som du kanske behöver lära dig mer om, tänka mer på, förbereda dig på eller diskutera med andra har jag markerat i grönt. Säg till om du vill ha hjälp.

Då kör vi:

Grundsyftet

Eftersom världen, samhället och förutsättningarna numera förändras i ganska högt tempo så behöver många organisationer hitta arbetssätt som är lite mer flexibla och anpassade till snabba förändringar än vad deras tidigare arbetssätt var. De tidigare arbetssätten var inte ’fel’ eller ’dåliga’, det är bara så att ny teknik, nya tider och nya förutsättningar kan kräva nya arbetssätt. Ingen behöver känna att hen har gjort fel eller är dum eller omodern. Saker förändras bara.

Ta hjälp av någon som får dig att känna tillit och framtidstro, inte stress och frustration.

Vettig användning

Agila arbetssätt är extra lämpliga för områden där vi faktiskt inte vet i förväg hur vi kommer att göra allting och därför inte heller hur lång tid varje del kommer att ta – och faktiskt kanske inte ens exakt hur resultatet kommer att se ut. Vi har däremot totalt fokus på att åstadkomma ett bra resultat trots alla variabler. Låter det oproffsigt och svårhanterligt? Ingen fara, det är det inte. Det finns många som lyckats och många som är på god väg men inte lyckats riktigt ännu. En del har inte lyckats alls och vissa har inte ens försökt. Precis som med allt annat.

Rimliga förväntningar

”Agilt” löser inte alla problem. Sådär, nu var det sagt. Om någon sagt det till dig så menade de kanske något annat – eller så hade de bara fel. Agila arbetssätt kan därmot skapa bra förutsättningar för en mer responsiv organisation som lättare fungerar bra – och därför lättare blir framgångsrik – i en snabbt föränderlig värld. Förutom att det är är en självklarhet inom nästan all mjukvaruutveckling förstås.

En övergång till agila arbetssätt tar tid och kräver ansträngningar. Dessutom kommer det i värsta fall inte fungera alls bra om du som ledare inte kan något om det. Det är inte unikt för agilt arbete. Samma sak gäller organisationen; skulle den fungera bra om du som ledare inte ens vet hur den är tänkt att fungera? Eller organisationens mål och strategier; skulle de fungera bra om du som ledare inte visste hur de såg ut eller hur de var tänkta att fungera? Nä, såklart inte.

Diskutera fram rimliga förväntningar med andra berörda.  Om du vill kan du ta hjälp av någon som kan berätta om vad som är rimligt att förvänta sig och vilka hinder som kan dyka upp.

Planering

Jodå, visst planerar vi saker när vi jobbar agilt. Tro inget annat. Vi planerar däremot med andra syften, på andra sätt, med andra verktyg och med annat tankesätt, men vi planerar. Det gör att vi fortfarande har behov av folk som vill hjälpa till med det. De personerna behöver jobba på ett annat sätt bara.

Det här med agil planering kan du ganska lätt få hjälp med, bara du inte tror att allt kan förbli som förr. Saker har aldrig kunnat förbli oförändrade någon längre tid. Om du vill börja vänja dig vid agila tankesätt så kan du läsa om det agila Gantt-schemat.

Individer och team

Vi som jobbar agilt tänker mycket på team, pratar om team och organiserar oss ofta i team. Vi gör det för att det blir väldigt bra när det fungerar, men det fungerar inte vare sig alltid, automatiskt eller omedelbart. En grupp människor som sitter på samma våningsplan är inte automatiskt ett bra team. Det där med team behöver du veta och kunna hjälpa till med – eller så kan du ta hjälp av någon som kan det.

Läs gärna mer här:

Det bästa kravet att ställa på ett team
Varför större team ger sämre kommunikation
Agilt arbete, javisst – men agilt beteende då?

Roller och ansvar

Inom den agila världen finns många ord, begrepp och koncept som kan förvirra. Ibland är de kanske lite väl coola, så att de låter lite fåniga. Strunta i det, många koncept är ändå värda att ta på allvar och förstå sig på.

Det där med roller ger ibland upphov till diskussioner, missförstånd och i värsta fall motsättningar.  ”Va, ska vi inte ha en projektledare? Ska de få sparken?” är en klassiker. Nej, de ska inte få sparken, vi ska bara lära oss lite nya saker så att vi kan jobba på andra sätt.
Människors yrkesroller har förändrats i alla tider. Rollerna förändrades när ångmaskinen kom, när Jan Carlzon organiserade om på SAS på 80-talet, när datorerna kom in i allas arbetsmiljö på 90-talet och när alla företag skulle ut på webben på 00-talet. Inget nytt här heller alltså.

När det gäller ansvar så har du kanske hört något påstående om att agila arbetssätt suddar ut ansvar eller att det jobbas på ett slarvigt sätt. Det har i så fall inte ett dugg med agilt arbete att göra. Att vissa individer slarvar eller inte tar ansvar är inget nytt. Därmot innebär agilt arbete att vissa ansvar kanske flyttas eller fördelas annorlunda.

När vi går över till agilt arbetssätt så kanske det inte blir bra med en gång. Det beror på samma saker som vanligt, dvs förutsättningarna och individerna. Ibland klantar vi oss och ibland har vi fel. Som det alltid har varit alltså. Det som däremot är lite unikt med det agila är att alla inblandade vet om att saker som inte fungerar bra ska förändras snabbt. Bra, eller hur?

Håll isär rykten och sanning – som alltid annars

”Jag hörde att de började köra agilt på (X) och de fick en massa problem.”. Jaha. Det kanske stämmer att de fick problem, men vad gjorde de och vilka problem fick de? Kanske hade de fått problem med alla större förändringar på grund av en rörig organisation eller på grund av dåligt ledarskap? Eller så kanske de bara körde något de själva kallade ’agilt’, medan alla som kan något om det skulle ha undrat vad de pysslade med? Det där sista är faktiskt inte helt ovanligt.

Prata med någon som framgångsrikt har gjort det du vill göra.  Så gör du väl med allt annat?

Nästa nivå? SAFe? LeSS? Kanske det, läs på.

Många experter försöker hjälpa till genom att hitta på modeller och strukturer kring allt som har med det agila att göra för att göra det lättare att lyckas med olika saker. Det skrivs kilometervis med bloggtexter och massor av böcker. De senaste åren har det börjat pratas mer om ett antal idéer kring hur vi bör (eller kan) arbeta agilt i stora organisationer. Gör som du skulle göra om du skulle köpa bil: Ta det lugnt, tro inte på reklam och rykten, läs på, prata med folk som har erfarenhet av just den bilen och försök provköra. Byt bil om den verkar helt livsfarlig.

Det agila är inte allt

Att bygga en effektiv och framgångsrik organisation är inte lätt. Att få en stor organisation med flera hundra eller flera tusen person att samarbeta och jobba effektivt är ännu svårare. Det har alltid varit svårt. Det blev inte plötsligt svårt att göra saker bara för att det bestämdes att vi skulle jobba agilt. Det har alltid krävs hyfsade förutsättningar och bra individer för att nå framgång. Det kommer även fortsättningsvis krävas yrkeskunnande, branschkunnande, generalister och specialister. Och det kommer även i framtiden behövas personer med bra förmåga att hantera och leda andra människor, även om vi flyttar om ansvar, tar bort eller döper om roller och byter till nyare metoder och verktyg.

Här kan du läsa mer om chefernas förutsättningar i organisationen och chefskap.

Utbilda och ta hjälp

Det finns gott om utbildningar, men eftersom ’agilt’ är ett vitt begrepp och ett stort område så finns det massor att veta och många saker att hålla isär. En tvådagarsutbildning i någonting kommer inte att räcka, även om det förstås är en start. Inget nytt här heller.

Eftersom agilt arbete till stor del handlar om just förändringar och att kunna hantera snabba förändringar på ett effektivt sätt så kan en organisation egentligen inte bli klar med införandet av agila arbetssätt. Det är ett kontinuerligt arbete och därför kan det behövas såväl kontinuerlig rådgivning som utbildning och stöttning; av såväl personalen som chefer och ledning. Här kan du läsa om idéer kring intern utbildning.

Är det värt det?

Ja, det tycker jag.  Fundera på hur du själv ska kunna avgöra om övergången till agilt arbete blev bra eller om det agila arbetet fungerar bra. Bolla dina åsikter och funderingar med någon som har erfarenhet av just det du funderar på. Dina funderingar är viktiga!

Ta det lugnt och lycka till!

/Björn