Svårt att rekrytera? Höj kraven.

Jag har ett antal gånger varit i situationer där jag som anställd eller som interimschef blivit ombedd att rekrytera många personer så fort som möjligt för att den aktuella organisationen just då haft svårt att rekrytera snabbt nog – eller till och med haft svårt att rekrytera någon alls.

Tro nu inte att det bara är okända, snåla eller tråkiga organisationer som har problem med sin rekrytering. Det händer även i organisationer som är välkända. Vissa av dem brukar till och med omnämnas som bra eller spännande arbetsplatser.

För organisationer som vill lyckas bättre med sina rekryteringar kan det finnas många saker som kanske behöver ändras eller förbättras, men jag tänkte ge några enkla tips att börja med; ett slags fyra i topp:

1. Sluta med de uppenbart knasiga sakerna.

2. Höj kraven; attityder och beteenden är viktiga.

3. Fokuserar du på att sålla? Tänk större.

4. Intervjuaren blir själv utvärderad, tänker du på det?

1. Sluta med de uppenbart knasiga sakerna

Det här är ett konstigt område. Jag har sett så många organisationer – stora som små – som skulle kunna förbättra sin rekrytering snabbt och enkelt bara genom att sluta med vissa saker; saker som bara kan ses som knasiga eller som rena dumheter. Du som läser det här kan säkert komma på flera, men jag tänkte ta upp fem knasiga saker som jag tycker är rätt vanliga:

Knasighet 1: Rekryteringsprocessen för en roll tar 2-3 månader eller mer
Jag har aldrig sett en bra anledning till att en rekrytering ska ta mer än ca tre-fyra veckor om det inte kommer semestrar emellan. Om internationella företag ska rekrytera och personer i olika länder ska vara med, så kan det förstås ta ytterligare lite tid. Och jodå, det där med tre-fyra veckor var i organisationer där folk är lika upptagna som alla andra.

Knasighet 2: Det går inte att kontakta någon för att ställa enkla frågor om jobbet
Annonser säger väldigt lite. Hur ska de som blev lite nyfikna kunna avgöra om de ens är intresserade av det där jobbet som annonserades ut? Det enda sättet är att söka jobbet och sedan kanske få gå på en intervju – för att se om man ens är intresserad.
Det är alltså inte bara intresserade sökande i den där stora mängden länkar du har på skärmen framför dig. Det är en kombination av sökande, nyfikna och de som tänkte att  ’…men det skadar väl inte att söka, vi får se vad jobbet handlar om’ eller ’…vi får se om de hör av sig och berättar’.

Det är tyvärr ganska vanligt att kandidater inte får någon bra information om det utannonserade jobbet förrän det är dags för intervju. Då kan det bli lite kort om tid att komma på alla relevanta frågor, särskilt förstås om arbetsgivaren fokuserar på att sålla, grilla, testa och så vidare men glömmer att det ska vara ett inbjudande samtal. Om kandidaten inte har så många frågor kan det alltså bero på rekryteringsprocessen eller intervjun och inte på att kandidaten är blyg eller oengagerad.

Knasighet 3: Företaget annonserar ut en roll men söker egentligen något annat
Det händer att företag annonserar ut roller som inte alls är vad de ser ut att vara, så att kandidaterna får upptäcka under intervjuerna att vad som egentligen söktes var något annat. Allas tid slösades bort helt i onödan alltså.

En rekryterare som jag pratade med för ett par år sedan berättade om ett företag som låg så fel i sitt sökande efter lämpliga kandidater att rekryteraren kände sig tvungen att berätta för dem att rekryteringsuppdraget var omöjligt. Rollen som företaget annonserade ut lät relativt stor och beskrevs som något i stil med ’chef’, ’manager’ eller ’head of …’, men vad de egentligen ville ha var en hyfsat senior utvecklare. Företaget hade tänkt erbjuda ca 30 000 kr/mån under marknadsmässig lönenivå för den typen av roll som de påstod sig rekrytera till. Vem fick hantera alla missförstånd och missnöjda kandidater? Rekryteraren förstås.

Knasighet 4: Kraven på utbildning och erfarenhet  är märkligt detaljerade
En chef som jag träffade för några år sedan ville inte anställa någon som inte gått exakt samma högskoleutbildning som hen själv. Detta trots att chefen själv inte ens kunde göra det som kandidaterna förväntades göra.

Utbildningar finns för att skapa förutsättningar och bygga grundkunskaper. De är inte bevis på förmågor och de ger inte garantier för framgång.

Knasighet 5: Långa listor med skallkrav
Det är ganska vanligt med annonser som innehåller långa listor med skallkrav eller rätt töntiga saker. Vad sägs om ”härligt gäng”, ”många bollar i luften”, ”ninja”, ”högt tempo” eller ”… i världsklass” ? Varför skulle det vara viktigt med ’…minst fem års erfarenhet’ om kandidaten är både skicklig , driven och trevlig, men ’bara’ har tre-fyra års erfarenhet från ett liknande jobb?

Inom systemutveckling är tre år en evighet, medan fem år på fel ställe kan göra att en kandidat ligger långt efter i kunskap och erfarenhet.

Alltför detaljerade eller hårda krav är sällan relevant att ha med i en annons och dessutom gör det att många personer inte söker jobbet. Just de personerna kanske är de mest lämpade kandidaterna och tyvärr är det vanligt att hårda annonstexter avskräcker kvinnor från att söka.

…men sådana här knasigheter är inte så vanliga – väl?

Jodå, sådana här uppenbart knasiga saker sker inte bara i små startup-företag eller i konstiga organisationer som ingen har hört talas om. Alla exempel är från välkända och/eller framgångsrika företag av olika storlekar. Jag ser dem ofta.

2. Höj kraven – attityder och beteenden är viktiga

Låter det konstigt att höja kraven när det är svårt att rekrytera? Har ni kanske tvärtom diskuterat att sänka kraven för att kunna få in fler sökande? Det här är ett ganska komplext område som jag skulle kunna prata om länge, men låt oss börja någonstans:

De bästa kandidaterna vill inte alltid veta bäst
Många människor söker sig vidare till nya arbetsplatser för att kunna utvecklas.
Jag har talat med väldigt många som vill byta jobb just för att de inte längre kan utvecklas tillräckligt snabbt på sin nuvarande arbetsplats. Flera har till och med uttryckt det som att de inte vill vara bäst på jobbet längre. Om man under lång tid är mer insatt och har mer erfarenhet än sina kollegor så kan det bli svårare att hitta tillfällen till lärande.

Bra kandidater vill se att organisationen de kommer till har relativt höga krav, ger bra stöd och att folk i den organisationen verkar veta vad de håller på med. Då vet de bra kandidaterna att de skulle hamna bland kollegor som de kan lära sig något av och som de vill jobba med.

Ett av många sätt att visa kandidaten att organisationen vet vad den håller på med är att intervjun är välplanerad, trevlig, professionell och givande för alla parter. Märkligt ofta missas det. Jag har säkert själv gjort mindre lyckade intervjuer, men de senaste 8-10 åren har jag fått så pass många positiva reaktioner från kandidater att jag kunnat inse vilken effekt en bra intervju kan ha.

Men de juniora då?
Att rekrytera juniora kandidater eller att ta in trainees betyder inte att man inte har höga krav. Oavsett om organisationen söker seniora kandidater eller mer juniora sådana, så ska kraven vara höga och tydliga – men förstås anpassade och relevanta för den aktuella tjänsten. Dessutom ska organisationen och kollegorna vara beredda att på ett proaktivt sätt hjälpa kandidaten att uppnå de höga kraven.

En bra ledare ställer tydliga och höga krav och hjälper sedan andra att nå upp till kraven.

Höj kraven – men tänk inte bara på teknisk kompetens
Att höja kraven handlar inte bara om kraven på ren yrkeskompetens, t ex teknisk kompetens. Det handlar minst lika mycket om krav på självinsikt, samarbetsförmåga, beteenden och attityder. Attityder och beteenden måste vara bra. Det tar mycket mera kraft och tid att hantera en person med negativt beteende eller som har svårt att samarbeta, än om samma person har vissa utvecklingsområden i sin rent yrkesmässiga kompetens.

Intervjun måste förstås vara så pass bra samtal att det faktiskt går att fånga upp kandidatens attityder till saker. Om kandidaten är tänkt att ha en viss roll i ett visst sammanhang, kolla då att kandidatens beteenden och attityder till saker kommer att fungera i den rollen och i det sammanhanget.

3. Fokuserar ni på att sålla? Tänk om!

Jo, visst vill vi hitta rätt kandidater bland många, men var försiktig. Om vi bara tänker på att sålla och testa kandidater, så kan det lätt skapa fel stämning i intervjun. Kandidater vill inte bara bli testade och sållade. De vill bli väl informerade, trevligt och kunnigt bemötta – och de vill bli nyfikna och intresserade. Man skulle kunna säga att kandidater oftast vill vilja ha jobbet, men att intervjuaren ibland motverkar det.

Det är vanligt att någon sorts experter kallas in för att hjälpa till med sållandet. Det brukar kallas för ’borra’, ’filtrera’, ’testa’ och ’utvärdera’. Ofta har de experterna begränsad kunskap om intervjuteknik och ibland tänker de inte på sitt eget beteende. De kanske glömmer att kandidaten ska vilja jobba med dem när testandet är avklarat.

Ett exempel
En före detta kollega blev intipsad av en vän till ett jobb som nämnts på Linkedin. Det var inte en annons utan bara ett inlägg där någon bad om tips på bra folk. Företaget var inte namngivet och det fanns inga beskrivningar om vad rollen innebar. Allt som fanns var en titel, några ord om hur coolt det var med en bild på nybyggda lokaler i starka färger.

När min kollega hörde av sig för att ta kontakt fick hen bara veta att ”Vi ska diskutera er kandidater i ett möte snart”.

Min fd kollega hade inte alls valt att bli kandidat och hade inte fått någon som helst information om jobbet, men den som rekryterarade verkade inte alls förstå att en intipsad eller försiktigt nyfiken kontakt via Linkedin inte alls är samma sak som en uppriktigt intresserad kandidat.

När min kollega fick höra att nästa steg var just sållning blev hen irriterad. Så kan man starta ett dåligt rykte.

4. Intervjuaren blir själv utvärderad, tänker du på det?

Du vet väl att både intervjuaren, rollen och hela företaget utvärderas under intervjun?
Det är inte bara enkla fakta om rollen som kandidaten baserar sin uppfattning på, det är även intervjuarens prestation, beteende och framtoning. Det händer att den som intervjuar missar det. Är det ödmjukhet, öppenhet, flexibilitet, värdskap, intresse och kunskap som intervjuaren visar? Eller är det stress, ointresse, arrogans, okunskap och slarv?

Har du känt det här någon gång?
Har du någon gång känt av det här från intervjuarens sida, även om det inte sagts högt?

”Oj vad jobbigt det är med rekrytering.” / ”Stackars mig.”

”Vem är du nu igen?”

”Hade du erfarenhet av X?”, där X är något du jobbade lite med för åtta år sedan.

”Har du någonsin jobbat med Y?”, där Y är det du har fokuserat på i sju år, vilket står i din CV.

”Vi tycker att vi är världsbäst och nu ska vi ta reda på om du är lika bra som vi.”

”Vi är lite unika, så att…” och sedan kommer en beskrivning av något som inte är unikt alls.

Om du som intervjuare är den som ska bli kandidatens närmaste chef, så är det ju bra om kandidaten tycker det vore trevligt och kan tänka sig det. Tror du att hen upplever samtalet som trevligt, positivt, förtroendefullt, intressant, inspirerande, lugnt och stabilt – och kanske lite roligt?

Involvera inte personer i intervjuandet om de personerna inte kan lite intervjuteknik, inte kan tala på ett insatt sätt om företaget, inte gillar att prata med främmande människor eller inte har insikt och erfarenhet nog att avgöra om en person är lämpad för jobbet.

Tre exempel på intervjuare som lika kunde ha sagt ”här vill du inte jobba”

Exempel 1: En fd kollega var på intervju på ett känt företag, men blev så stöddigt behandlad att hen blev irriterad och helt tappade intresset för jobbet. Självklart berättade hen om intervjun för andra. Så enkelt skapas ett dåligt rykte kring ett företag. Det var ett känt företag.

Exempel 2: En gång skulle jag själv på intervju hos ett konsultföretag inom ledning och organisationsförändring. Då visade det sig att en junior, nyanställd person helt utan erfarenhet skulle genomföra hela intervjun eftersom det råkat bli fel i planeringen. Den personen hamnade i en tråkig sits och kunde inte vare sig beskriva uppdraget eller hålla en intervju. De insåg antagligen inte att de framstod som oprofessionella. Så enkelt skapas ett dåligt rykte kring ett företag. Det var ett känt företag.

Exempel 3: En god vän berättade för mig att hen vid ett tillfälle blev ombedd att genomföra en intervju med en kandidat, men tyvärr fanns det en hake – tjänsten var redan tillsatt.
Min vän ifrågasatte förstås det hela och blev då ombedd att ljuga om det för kandidaten för att sedan långsamt under intervjun kunna börja föreslå helt andra lediga jobb. Hen vägrade såklart. Så enkelt skapas ett dåligt rykte kring ett företag. Det var ett känt företag.

Ja, vad ska man säga? Kanske så här?

Ta rekrytering, kandidater och intervjuande på allvar.
Slarva inte, för då slarvar du bort både kandidaterna,
organisationens rykte och hela verksamhetens framtid.

På min blogg finns fler artiklar om ledarskap, rekrytering och team.

Lycka till!

/Björn