Introduktioner – bland det viktigaste som finns

Introduktioner för nyanställda är ett lite speciellt område. Varför då? Jo, för att bra introduktioner inte är särskilt svårt att lyckas med, men det missköts ändå ofta och får lika ofta negativa effekter som till exempel frustration, bristande effektivitet och stress. Det kan också få långvariga effekter på organisationen; till exempel kan samarbetet försämras och friktion öka. Jag har själv sett det många gånger och vi är nog rätt många som varit med om att uppleva ostrukturerade eller dåliga introduktioner när vi börjat på nya arbetsplatser. Eftersom jag genom åren varit både anställd, chef och konsult så har jag sett massor av sådana exempel i olika roller och jag tänkte ta upp några i den här texten.

Jag tänkte dela med mig av ett par tips också, eftersom jag ofta fått väldigt positiva reaktioner på hur jag själv planerat och genomfört introduktioner för nyanställda runt omkring mig. Det är dessutom ofta samma idéer som fungerar bra på alla nivåer, oavsett om någon kommer direkt från skolan eller har 20 års erfarenhet. Det gäller alla typer av roller, inklusive chefer. Det som behöver vara olika är förstås innehållet.

Först måste vi skilja på ett par saker bara.
Som konsult i chefsroller – det jag gör och har gjort i ett antal år nu – så förväntas man ofta acceptera att bara hoppa in i hetluften och börja uträtta saker utan särskilt mycket introduktion. Det är inte optimalt förstås, men det kan man vänja sig vid och det fungerar bättre ju mer erfarenhet man skaffar sig. Det är ganska vanligt att det behövs en konsult i en chefsroll för att olika saker inte finns på plats, inte hinns med, eller inte fungerar i organisationen och då kan det bli så. Den här texten handlar dock inte om sådana konsultuppdrag, utan om vanliga anställningar där den nyanställda personen förhoppningsvis ska bli kvar i flera år.

Varför har vi ens introduktioner för nyanställda?

Vi vill ha bra introduktioner för att den nyanställda personen ska

• Förstå organisationen historia, syfte och utseende
• Förstå hur organisationen tjänar pengar och hur utmaningarna ser ut
• Lättare hitta sin plats i det sociala sammanhanget och förstå teamdynamiken som finns
• Förstå hur rollen och mandatet som hen fått är tänkt att fungera i organisationen
• Kunna börja använda de resurser som företaget har, till exempel system, arbetssätt, processer och lokaler
• Förstå ansvar, fokus och expertis hos olika kollegor för att lättare skapa samarbeten
• Känna sig trygg med beslutet att ta jobbet
• Kunna börja agera och prestera så snart som möjligt

På det här viset kan organisationen så snabbt som möjligt få effekt av den investering det innebär att anställa någon.
Förutom att det känns bra för den som är nyanställd så finns det alltså tydliga affärsmässiga skäl att hantera introduktioner väl.

Hur brukar det fungera då?

Jag vet att det finns många organisationer som sköter det här väl, men jag har sett många fler där det inte är så. Ofta finns det en god vilja och någon form av idé bakom introduktionerna, men de är lika ofta dåligt uppdaterade, för ostrukturerade, och genomförs slarvigt eller inte alls.
Vi tar några exempel av det värre slaget:

Jag var ny chef i en organisation för ett antal år sedan. Det fanns inga introduktioner alls, men jag fick ändå hjälp av trevliga kollegor lite då och då. Jag fick själv försöka ta reda på allt som jag i min roll kunde tänkas behöva veta. En sak jag måste göra tidigt var förstås att få ordning på min egen dator och alla olika mjukvaror och system som var standard på det företaget. Där satte min egen chef beteende-ribban rätt lågt när jag bad om hjälp med en udda mjukvara som jag inte riktigt förstod mig på. Trots att han själv använde mjukvaran och redan stod bredvid mig och tittade på min skärm, så valde han att säga ”Det där får du lista ut själv.” och så gick han.

Resultatet? Lite senare hade jag löst själva problemet men jag lärde mig inget särskilt på det. Jag uppfattade däremot min chef som ohjälpsam och arrogant. Dessutom fick jag lägga onödig tid på krångel.

I en annan organisation där jag blev ombedd att hjälpa till så fungerade det inte heller så bra. Introduktionernas fokus låg helt på att berätta för mig vilka beslut som nyligen fattats och var olika dokument fanns, men det gavs ingen bra överblick och allt kändes stressat. I den organisationen gjorde man också något som är väldigt vanligt, nämligen att använda ett internt språk och interna begrepp för att förklara saker för nyanställda. Det är heltokigt, men vanligt. Så här kunde det låta i ett svar på en enkel fråga: ”…men det är ju ReSam-teamet som gör det men de har ju inte det ansvaret.”. Vad de missat att berätta var att det teamet ens existerade, vad i hela friden ett ’ReSam-team’ var, varför det fanns, vilka personer som jobbade i det, vilket land de befann sig i och vilket ansvar de hade. Dessutom är sådana argumenterande förklaringar alltid rätt trista, eftersom det ges helt ny information i samma mening som det antyds att motparten har fel. En enkel form av härskarteknik alltså.

Resultatet? Jag behövde mer tid än nödvändigt för att förstå vissa sammanhang. Dessutom fick jag ett lite negativt första intryck av organisationen eftersom jag upplevde den som ostrukturerad och lite självgod.

I ytterligare en annan organisation var introduktionerna bland det värsta jag varit med om. Förresten kanske det är lite missvisande att säga så – det fanns ju inga alls. Vad som gjorde det ännu lite värre var att det fanns en arrogant uppfattning hos olika chefer om att saker ändå var rätt bra.
Jag fick en laptop och en telefon hos IT. Tre minuter senare blev jag tvungen att börja ställa frågor eftersom jag inte fått någon information alls och inte mycket fungerade. Det var starten på en flera dagar lång period av problem och krångel. Inget var förberett ordentligt någonstans.
Jag frågade efter ett par dagar om det fanns något slags guide för nyanställda så att jag kunde börja läsa på och driva någonting själv. Svaret blev att ”Det ska visst finnas något sådant på intranätet, men den är nog inte uppdaterad.”. Det blev förstås ännu värre av att ingen visade hur intranätet kunde nås. Ingen visade heller runt i lokalerna. Att det fanns ett lunchrum på en annan våning – och att det ens fanns andra våningar – upptäckte jag själv av en slump efter flera veckor.

Resultatet? Jag fick en negativ bild av företaget och av de som var ansvariga för olika saker.

Introduktioner på distans då, behöver de vara annorlunda?

Lite annorlunda, jovisst, men det är inget unikt för just introduktioner. Allt är lite annorlunda på distans. Det är förstås lika viktigt som alltid att personen som får introduktionen känner sig välkommen och sedd, men på distans kan det krävas mer eftertanke eftersom inget sådant bara händer av sig själv när alla arbetar på distans. Det händer inget sådant alls om ingen bokar, bjuder in och ordnar vissa saker.

På distans är det mycket som ska göras via video och då fungerar det ännu sämre än vanligt att stå vid en whiteboard och mumla och rita saker som inte syns ordentligt och inte går att spara för att titta på igen vid ett senare tillfälle.

Varför ordnar inte alla bara upp det här med introduktioner?

Det finns många exempel på hur företag vaktar sina olika investeringar och agerar på olika problem för att saker snabbt ska bli bättre, så att investeringen inte slösas bort utan får den tänkta effekten. En rekrytering av en ny medarbetare är också en investering, så varför ageras det inte lika fort när den investeringen inte sköts om  ordentligt? Varför sker det inte snabbare förbättringar när introduktioner inte fungerar? Jag tror det kan bero på att det finns en stor skillnad mellan andra problem som organisationer kan ha och problem med introduktioner.
Skillnaden är att är att dåliga introduktioner ofta bara drabbar en person i taget. Den personen är nyanställd och kommer sannolikt inte omedelbart att påpeka hur illa det är ställt eftersom ingen som är ny på jobbet vill verka gnällig. Därför kan problemen framstå som mindre än de är.

Tänk vad bra det vore om introduktioner
för nyanställda togs på större allvar!

Så hur ska introduktioner skötas då?

Det kan göras på flera sätt och det finns vissa saker som alltid bör ingå. Listan i början på den här artikeln är en bra utgångspunkt, men det räcker inte att bara tänka på innehållet. Introduktionen behöver genomföras på ett trevligt och strukturerat sätt också; ett sätt som uppmuntrar den nyanställda att vara aktiv och där personen känner att hen börjar prestera rätt tidigt.
Något som verkligen kan göra skillnaden mellan en bra och en dålig introduktion är om alla inblandade är väl förberedda. Inte förberedda bara genom att ha en tid bokade i sina kalendrar, utan förberedda med en plan för ett trevligt och bra samtal där innehållet består av korta, genomtänkta förklaringar och presentationer och delning av smarta faktasamlingar. Allt introduktionsmaterial bör också kontinuerligt uppdateras baserat på feedback från de som nyligen mottagit informationen. Det är inte svårt alls.
Det är också väldigt viktigt att sätta av mycket tid för frågor. Vilka frågor som helst. Om den nya personen inte kommer igång med frågandet så kan det vara bra att jag själv tar upp vad jag undrade över när jag var nyanställd. Det brukar få frågorna att komma igång. Planera också in flera korta möten där frågor kan ställas. Antagligen behövs inte alla sådana möten, men det är en bra signal till den nyanställda att frågor får ta tid.

Finns det bra verktyg för att jobba med introduktioner?

Jodå, det finns olika verktyg som har stöd för introduktionsplaner och det går dessutom att använda standardverktyg som Ms Office, Sharepoint, Jira och Google Docs. Det jag själv tycker är enklast, bäst och dessutom mest visuellt är Trello. Här nedan är ett exempel på hur en introduktionsplan för en person kan se ut i Trello.

Det är när jag utgått från tanken ”Vad skulle jag själv vilja ha om det var jag som var ny?” och arbetat med Trello som jag efteråt fått höra saker som …”den bästa introduktion jag någonsin fått”  och ”Får jag knycka det upplägget av dig? Jag vill göra likadant för mina egna anställda.”.

En stor fördel med att göra sådant här i Trello är att introduktionen inte bara blir en checklista som är lika för alla, utan att den snabbt kan anpassas för individen och bli dynamisk. Dessutom kan den som introducerar och den som introduceras både dokumentera och kommunicera enkla saker via Trello i väntan på nästa samtal.
När en Trello-tavla fungerat bra kan den också lätt kopieras som en mall för andra och anpassas igen. Kontinuerliga förbättringar blir lätta att göra och sker nästan automatiskt.

En annan sak jag verkligen tycker är bra med att jobba så här är att introduktionen inte behöver upplevas som ”Gör det här, gör det där, bli klar snabbt, skynda dig”.

En Trello-tavla kan istället användas som bas för diskussioner
och gör det även lätt för den nyanställda att planera, boka,
prioritera och genomföra saker i sin egen introduktion.

När man vet hur lätt det är att göra rätt så framstår det som märkligt att så många organisationer pratar om behovet att öka effektiviteten men ändå missar att skapa bra förutsättningar för det redan i introduktionerna.

Att inte bry sig om introduktioner men ändå ställa krav är som
att säga åt någon att prestera bra i en orienteringstävling,
men när personen ber om en karta svara ”Du får väl leta.”

Låt oss hjälpas åt att få lite kvalitet i det här.

Lycka till,

/Björn