Tar det för lång tid att rekrytera folk? Vill du ha några tips?

Första gången jag rekryterade någon var runt 1994. Sedan dess har det blivit åtminstone ett par hundra rekryteringar och kanske snart tusen intervjuer. Det har handlat om många olika sorters specialistroller men också olika typer av chefs- och ledarroller på olika nivåer.  Numera är jag glad att jag har jag en bra grund att stå på, men det kan du läsa mer om längst ned om du vill.

Tipsen här nedanför är baserade på mina egna erfarenheter. Givetvis krävs det mer än det som nämns här för att rekryteringar ska fungera smidigt, men låt oss börja med det mest uppenbara, men som ändå missas i många organisationer. Om någon tycker att det här är självklarheter så kan jag bara säga att jag håller med, men ändå är det här sakerna som jag ser om och om igen. Det handlar alltså om

Sju tips ingen borde behöva

Skräm åtminstone inte bort kandidaterna!

Ha koll på ryktet

Ryktet om hur saker fungerar inne i din organisation kan ha nått kandidaten långt innan arbetet med rekryteringen startade och eftersom det är vanligt att kandidaten redan har hört ett rykte så är det där saker börjar. Jobba på att vara en seriös och uppskattad arbetsgivare och sprid sedan det på olika sätt, men sprid inte propaganda. Säg inte saker som inte är sanna. Vissa kända företag har rykte om sig att ha rekryteringsprocesser som tar massor av tid per intervju – kanske en halv eller en hel dag per intervju – eller där processen som helhet tar evigheter att gå igenom. Hos andra företag kan intervjuprocesserna upplevas som otrevliga eller som irrelevanta och förhörsliknande. Undvik det.

Kommunicera proffsigt

Vi tar tre exempel på dålig kommunikation:

1. Använd inte långa punktlistor med specifika krav för att berätta vad som söks. Många bra kandidater låter bli att söka då.
2. Kräv inte att folk ska ha jobbet som fritidsintresse. Många bra kandidater har inte det eller vill inte att det ska ingå i kravbilden.
3. Var lite försiktig med att prata om hur speciellt allting är. Många säger det men det är inte alltid sant.

…och ett exempel på bra kommunikation:

1. När processen väl kommit så långt att det är dags för intervjuer bör kandidaten få veta lite om vilka utmaningar som finns kring rollen. Allt annat vore oärligt.

Tvinga inte kandidater att söka tjänsten innan de vet om de vill ha den.

Det är väldigt vanligt att företag använder ett webbformulär där kandidaten ska skicka in ett CV och kanske ett personligt brev. Ovanför det formuläret står texten som ska skapa intresse för tjänsten. Den texten är ofta ofullständig och i värsta fall missvisande. Det händer att det finns en mailadress eller ett telefonnummer att använda för den som vill ha kontakt, men det hör till undantagen. Alltså går det inte för mig som kandidat att få veta mer om tjänsten om jag inte söker den och får kontakt genom att bli utvald.

Varför i hela friden är det så svårt för organisationer att erbjuda ett sätt för nyfikna kandidater att få veta mera utan att behöva söka tjänsten och sedan vänta flera veckor på att kanske få kontakt?  Kandidater vet oftast inte riktigt om de är intresserade förrän de får veta lite mera. Därför kommer det in många icke-relevanta ansökningar som bara är för-att-få-kontakt-ansökningar eller rena chansningar. Det skapar mycket extra arbete och den belastningen används sedan ofta som ursäkt för att inte hantera ansökningar effektivt, respektfull och proffessionellt. Merarbetet har alltså till stor del skapats av den egna organisationens ineffektiva eller oproffsigsa hantering.

Om det istället handlar om att organisationen aktivt söker kandidater som annars inte själva skulle ha anmält intresse – kanske med hjälp av rekryterare – så fungerar det förstås annorlunda, men det är fortfarande viktigt att kandidaten kan få relevant och bra information innan de bokas in för timmar av intervjuer.

Slarva inte bort de kandidater som faktiskt är intresserade.

Det är märkligt att vissa organisationer beter sig så kontraproduktivt i sitt eget arbete. Exempel på det är otrevligt eller slarvigt bemötande och oproffessionella intervjuer.
Jag har varit med om otaliga dåliga eller bedrövliga intervjuer som bara varit ett slöseri med tid. Det är tyvärr ganska vanligt att organisationer inte ser det negativa signalvärdet i dåliga processer eller dåliga intervjuer.
Kandidatens upplevelse påverkas i allra högsta grad av den som sköter intervjuandet.

Jag har också sett många rekryteringsprocesser som varit komplexa, oproffsiga, onödigt långa och ineffektiva.

Till exempel anses tillväxt ofta vara viktigt. Kanske diskuteras tillväxt genom rekrytering som en prioriterad fråga i något chefsmöte och bristen på kompetent personal som en faktor som bromsar företagets tillväxt, men när det kommer in ansökningar eller om personer visar intresse för tjänsten på annat sätt så kan det hos vissa företag ändå ta från två-tre veckor till flera månader innan någon börjar hantera ansökningarna. Ovanpå det kan själva intervjuprocessen sedan ta minst sex veckor.
Fungerar det så i er organisation? Om svaret är ja, säg då inte att det är svårt att rekrytera och skyll inte inte på en tuff marknad.

Eftersom jag har gjort det flera gånger så vet jag att det går att bygga processer som inklusive något slags test och två-tre intervjuer tar tre veckor från start till mål. Dessutom går det bra att driva ett rekryteringsarbete där kandidaterna rekommenderar vänner att söka jobbet om de inte får det själva – bara för att de upplevde intervjuerna som trevliga och relevanta. Allt annat är struntprat.

Se till att de du träffar faktiskt vill jobba med dig.

Är du insatt när intervjuerna startar eller brukar du bläddra i ett CV och säga ”Då ska vi se, hade du jobbat med sådant här förut?”

Vet du själv vad jobbet handlar om och hur det skiljer sig från andra, liknande jobb inom den egna organisationen eller ute hos konkurrenterna?

Brukar du pressa kandidater lite grann under intervjuerna? Upplever kandidaterna ändå samtalet som relevant, informativt och trevligt eller bara som ett irrelevant förhör?

Ställer du frågor som bara har ett rätt svar – det där svaret som du själv tycker att du har och som du hoppas att alla andra ska komma på, för annars får de minuspoäng?

Brukar du säga att kandidaten också ska få ställa frågor – och sedan finns bara fem minuter till det på slutet?

Uppträder du lugnt, trevligt, inbjudande och sakligt?

Ser du till att kandidaten efter intervjun känner sig sedd, förstådd och välinformerad?

Lär dig mer om intervjuteknik.

Många frågeställningar kan vara relevanta och viktiga att ha med i en intervju, men kandidatens svar kan snabbt bli oanvändbara om intervjuaren formulerar frågorna fel.
Vi tar begreppet företagskultur som exempel. De flesta anser att det är viktigt med en bra företagskultur (Se ”Culture fit? Verkligen?”) men kandidatens erfarenheter och attityder på det området kan lätt missas om frågan formuleras så här: ”Företagskultur då, är det viktigt för dig? Det jobbar vi mycket med här.” Ingen vettig kandidat missar signalen att här är det bäst att ’tycka om’ företagskultur och kanske ge exempel på något mysigt man varit med om.

Ett annat vanligt fel är att intervjuaren styr svaren eller hjälper till att svara:
”Vad har du för erfarenheter av att jobba agilt?”
”Jo, vi har använt det, och…”
”Bra, så du är bekväm med Kanban, Scrum och så där?”
Vilken kandidat svarar då med ett blankt ’nej’?  Om samtalet inte går djupare än så och kandidaten svarar ’ja’, vad betyder egentligen det?

Arbeta seriöst och proffsigt.

Brukar er organisation prata om ’bias’ (partiskhet) i intervjusammanhang?
Jag har sett flera företag där det anges som skäl för att flera eller merparten av intervjuerna som kandidaten går igenom sker med personer som hen inte ska arbeta med eller ens ha någon relation till.
Anledningen beskrevs som att personer som är helt oinsatta i sammanhanget ska vara mindre benägna att ha olika fördomar. Helknasigt.

Händer det att ni lånar personer mellan avdelningarna för att intervjua varandras kandidater?
Det kan vara bra och behöver inte alls vara fel, men det är tyvärr inte ovanligt att inlånade intervjuare – oavsett kompetens och välvilja – har otillräcklig insyn i saker som nuläge, arbetssätt, utmaningar, mål, behov och utvecklingsmöjligheter inom en avdelning där de inte själva arbetar. Resultatet blir att det som skulle vara en relevant intervju riskerar att ses som ett förhör eftersom intervjuaren bara kan svara ytligt på frågor från kandidaten – om det ens ges någon tid till frågor. Det är helt enkelt onödigt slöseri med möjligheter; möjligheten att bygga förtroende, möjligheten att informera, möjligheten att lära känna varandra och möjligheten att på djupet förstå hur väl kandidaten passar i övrigt.

Vet intervjuaren över huvud taget vad som står på spel?
För ett antal år sedan träffade jag en rekryterare för att prata om en roll. Jag blev inbjuden på vanligt sätt till ett vanligt kontor. När jag kom dit var mottagandet lite märkligt och när vi sedan satte oss och började prata så blev det ännu märkligare. Rekryteraren sa att ’vi jobbar inte som andra, vi är lite speciella’. Jag förstod först en stund senare att det betydde att de inte hade förberett sig, inte hade några processer alls, inga djupare insikter i vare sig rollen eller arbetsgivarens krav och önskemål och absolut inga kunskaper i intervjuteknik.
Resultatet? Jag blev besviken, lite irriterad och var inte längre intresserad av vare sig rollen eller av att bli rekryterad genom det rekryteringsföretaget.

Förstå vilken fantastisk möjlighet du har fått!

Du har bokat intervju med en kandidat. En timme, kanske 90 minuter. Vilken fantastisk möjlighet!
Nu har du chansen att bygga på ett bra rykte, informera, få information utifrån, lära dig saker, skapa tillit och nyfikenhet, ge mersmak, förstå på djupet och göra reklam.
Använd tiden väl. Förbered dig, tänk till och ha kul. Att rekrytera, intervjua och träffa kandidater är ju jätteroligt!

…och slutligen

Låter det som självklarheter, allt det här? Vad bra!
I många organisationer finns det dock förbättringspotential kring en eller flera av punkterna, men jag har aldrig stött på en organisation där det inte gått att fixa. Alla vill ju faktiskt att det ska fungera väl, så det är klart att det går!

Lycka till!

/Björn

. . . . . . . . . . . . 

Just ja, den där grunden jag har att stå på. Här är den:

• Viss utbildning i intervjuteknik och en bunt lästa böcker i ämnet.
• 20-25 års egen erfarenhet från att både genomföra intervjuer och av att själv bli intervjuad.
• Många djupa samtal med kandidater och anställda om hur de upplever olika delar av rekryteringsprocessen.
• Lika många samtal och djupa samarbeten med olika rekryterare.
• Massor av diskussioner kring problemet med de organisationer som just då upplever sig ha problemet.
• Mycket arbete med att skapa eller förbättra rekryteringsprocesser i ett flertal organisationer – inklusive några mycket välkända.